Kokousmuistio 29.1.2015

Lataa muistio Kokousmuistio 29.1.2015 (pdf) (avautuu uuteen ikkunaan)

Tiimin kokous 29.1.2015 klo 15, Eteläranta 8, 00130 Helsinki

KOKOUSMUISTIO

1. Kokouksen avaus
Kokous avattiin klo 15.15.

2. Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajana toimii Elina Tyynelä ja sihteerinä Riikka Piri. Skypen kautta mukana Patrick Ahlstrand, Jaro Karkinen, Sinituuli Suominen ja Johanna Kesti. Läsnä myös työntekijät Pertti Keinänen ja Sini Tyvi.

3. Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista ilman muutoksia.

4. Toimintasuunnitelma ja toiminnan painopisteet vuonna 2015
Paikallaolijat kertasivat omaan vastuualueensa liittyviä tavoitteita ja painopisteitä sekä nostivat esille, mihin kannattaisi kiinnittää huomiota / seurata tiimissä. Asiaa käsitellään lisää viikolla 7 järjestettävässä strategiaviikonlopussa.

5. Vuoden 2015 toimintabudjetti
Sini esitteli viime vuoden loppukuluja ja tämän vuoden tulevaa budjettia.

6. Kampanjaryhmän kuulumiset
Kampanjaryhmä valmistelee toimintapajamateriaalia seurakunnille ja kouluille. Taustamateriaalin valmistelu on myös käynnissä.

7. Paikallisryhmien kiitosjuhlien kulut
Päätettiin, että korvataan kullekin ryhmälle vuosittain max. 50 euron edestä kuluja kevään päättäjäisten ja/tai pikkujoulujen järjestämiseksi. Lisäksi paikallisryhmissä järjestettävien omien kampanjatempausten yhteydessä järjestettävistä kiitosjuhlista voidaan korvata kuluja max. 50 euron edestä. Kuluista ja laskutuksesta sovittava etukäteen Changemakerin työntekijöiden kanssa.

8. Paikallisryhmien osallistuminen tapahtumiin
Päätettiin, että voidaan korvata max. 50 euron osallistumismaksut tapahtumiin (esim. Mahdollisuuksien tori), johon paikallisryhmä menee esittelemään toimintaa. Kuluista ja laskutuksesta sovittava etukäteen Changemakerin työntekijöiden kanssa.

9. Vapaaehtoisten ruokailut tapahtumissa
Päätettiin, että Changemaker voi korvata tapahtumissa kolme tuntia tai enemmän päivystäville kiitoksena max. 15 euroa maksavan aterian (ruoka ja juoma, ei alkoholia). Kuluista ja laskutuksesta sovittava etukäteen Changemakerin työntekijöiden kanssa.

10. Facebook-mainonta
Päätettiin pitää ”testiperiodi” syksyyn asti, jotta voidaan testata, miten Facebook-mainonta toimii. Summa, jota työntekijät voivat käyttää harkinnan mukaan, on 250–300 euroa.

11. Tarjoilut uusien illoissa
Päätettiin, että uusien iltaan voi hakea max. 50 euroa tarjoiluihin.

12. Paikallisryhmien määräraha
Päätettiin, että puheenjohtaja kokoaa työryhmän, joka valmistelee edelleen asiaa ja selvittää byrokratiaan liittyviä kysymyksiä.

13. Puheenjohtajan palkkion määrittäminen
Puheenjohtaja poistui asian käsittelyn ajaksi, vpj. Riikka johti puhetta. Riikka poistui paikalta vpj:n roolin käsittelyn ajaksi.
Päätettiin: Changemakerin puheenjohtajan palkkion suuruus vuodelle 2015 on yhteensä 2500–2800 euroa. Puheenjohtajan palkkiota maksetaan kokouspalkkiona, joka on 107 euroa/kokous. Palkkiota maksetaan tiimin kokouksista, joita järjestetään keväällä 11 ja syksyllä 9. Lisäksi puheenjohtajalle maksetaan palkkiota jäsenkokouksista (2 kertaa vuodessa) sekä tapaamisesta kirkkohallituksen edustajien (1) ja Kirkon Ulkomaanavun johdon kanssa (1). Yhteensä kokouksia, joista maksetaan palkkiota, on vuoden aikana siis 24, mistä kertyy yhteensä 2568 euron palkkio.

Mikäli kokouksia ei järjestetä edellä mainittua määrää, voidaan tiimissä sopia erikseen muista tilanteista, joiden perusteella palkkiota maksetaan, jotta vuodessa maksettava korvaus pysyy tavoitetasossa 2500–2800 euroa. Tiimiin päätöksellä puheenjohtajalle voidaan lisäksi maksaa vielä kahdesta muusta erikseen määritellystä kokouksesta tai edustustehtävästä ilman, että puheenjohtajan palkkiolle asetettu vuositaso ylittyy. Mikäli puheenjohtaja on estynyt saapumasta kokouksiin, voi hänelle vuodessa maksettava palkkio jäädä alle 2500 euron. Puheenjohtajan ollessa estynyt hoitamasta tehtäviään usean viikon ajan, tehtävät siirtyvät varapuheenjohtajalle. Tällaisessa tilanteessa tiimin päätöksellä myös puheenjohtajan palkkiota maksetaan puheenjohtajan sijaan varapuheenjohtajalle.

14. Osallistuminen Krannikospeliin 14.3.2015
Päätettiin tarkistaa vielä muutama yksityiskohta tapahtuman järjestävältä Seinäjoen seurakunnalta ja sopia asiasta tarkemmin sähköpostitse.

15. Tiimin tapaaminen UIkomaanavun johdon sekä kirkkohallituksen ulkoasiainosaston edustajien kanssa
Alustavasti sovittiin tapaaminen 13.2. aamupäivästä Ulkomaanavun johdon kanssa.

16. Tiimiläisten kuulumiset

17. Työntekijöiden kuulumiset

18. Ilmoitusasiat
Harjoittelija aloittaa 2. helmikuuta.

19. Muut esille tulevat asiat

20. Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin klo 17.54.